Wie kann ich Prozesse in meinem Unternehmen effektiver gestalten und Ressourcen optimal nutzen? Eine häufig genutzte und viel zitierte Antwort auf diese Frage lautet: Digitalisierung. Eine zwar richtige, aber auch ziemlich abstrakte Antwort, die zunächst wenig weiterhilft. Wie also kann die Digitalisierung von Unternehmensprozessen konkret aussehen?
Ein möglicher Lösungsansatz hierfür liegt im Einsatz eines Enterprise Ressource Planning (ERP) Tools. ERP bedeutet also zunächst einmal nur die im Unternehmen vorhandenen Ressourcen, wie etwa Kapital oder Mitarbeiter, möglichst effektiv zu verplanen. Diese Planung läuft vor allem in größeren Unternehmen eigentlich immer Softwaregestützt ab.
Bei einem ERP-System handelt es sich entsprechend um eine komplexe Softwarelösung, welche die Steuerung und Automatisierung von Prozessen aus den verschiedensten Unternehmensbereichen ermöglicht. Grundgedanke hinter einem einzigen System, welches sämtliche Geschäftsbereiche abdeckt, ist die Optimierung und Vereinfachung aller Geschäftsaktivitäten und somit letztlich die Steigerung der Wertschöpfung und das Erschließen neuer Potenziale.
Um das Ganze etwas zu veranschaulichen, kann man sich beispielhaft die Stationen des Prozesses eines produzierenden Unternehmens vorstellen:
1. Station – Vertrieb: Ein Mitarbeiter im Vertrieb hat einen potenziellen Kunden gewonnen? Das ERP-System ermöglicht hier das Erstellen eines Angebots für den Kunden und gleichzeitig die Auftragserstellung für die Produktion. Das System kann zudem alle relevanten Daten zu dem Kunden speichern, so dass diese zu einem späteren Zeitpunkt wieder abgerufen werden können.
2. Station – Produktion: Die Produktion erhält den Auftrag aus dem Vertrieb und kann im ERP-System beispielsweise planen, wie lange die Fertigung dauern wird. Werden spezielle Teile von externen Herstellern benötigt? Über das ERP-System kann dies dem Einkauf übermittelt werden. Der Vertrieb kann die Informationen einsehen und ggf. an den Kunden weiterleiten.
3. Station – Buchhaltung: Durch die Daten aus Vertrieb und Produktion können hier alle Geld- und Leistungsströme aus den Unternehmensprozessen erfasst werden. Wiederkehrende Vorgänge können durch das ERP-System automatisiert ablaufen.
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Ein solcher Unternehmensprozess kann natürlich beliebig erweitert oder reduziert werden, es können auch gänzlich andere Abteilungen oder Protagonisten beteiligt sein. Entscheidender Vorteil einer ERP– Lösung liegt in der Vernetzung von diesen Teilprozessen und Abteilungen, sowie der Übersicht und Effizienz, die diese Vernetzung schafft. Da alle Informationen in einem System vorliegen, können Abläufe beschleunigt, Fehler minimiert und Freigaben schnell erteilt werden, auch bei sehr komplexen Unternehmensabläufen.
Anstelle von mehreren sogenannten Insellösungen, also einer Software für CRM (Customer-Relationship-Management), einer Software für die Warenwirtschaft, einer Software für die Buchhaltung etc. benötigt ein Unternehmen nur noch eine Softwarelösung. Es entfallen die Kosten für Schnittstellen und Personalaufwand, welche viele unterschiedliche Lösungen mit sich bringen.
Fast 30% der deutschen Unternehmen setzen bereits auf ERP-Software bei der Digitalisierung ihrer Unternehmensprozesse, auffällig ist dabei jedoch, dass der Anteil kleinerer Unternehmen deutlich geringer ausfällt.
ERP System auch für kleine Unternehmen sinnvoll?
Kleinere und mittlere Unternehmen schrecken aufgrund vermeintlich hoher Anschaffungskosten häufig vor dem Einsatz eines ERP-Systems zurück. Auch für diese Unternehmen gelten aber selbstverständlich die aufgeführten Vorteile. Wichtig ist für diese Unternehmen jedoch eine passgenaue Lösung zu finden. Überdimensionierte Standardsoftware, bei der die Hälfte der Funktionen zwar nicht genutzt oder gebraucht, aber trotzdem gezahlt wird, macht für diese Unternehmen wenig Sinn. Sie sollten sich vor der Einführung eines ERP-Systems detailliert überlegen, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden um Prozesse zu optimieren. Oft ist auch eine Mischung aus Standard- und Individualsoftware die optimale Lösung. Da viele Prozesse in vielen Unternehmen ähnlich ablaufen, kann hierbei oft auf Module aus Standardsoftware zurückgegriffen werden. Gerade bei Wertschöpfenden Prozessen jedoch bieten Unternehmensindividuelle Funktionen oft entscheidende Wettbewerbsvorteile.
Egal, ob ihr wissen möchtet, ob ein ERP-System für euch das Richtige ist, welche Funktionen ihr benötigt, oder ob sich die gewünschten Anforderungen überhaupt verwirklichen lassen – wir beraten euch gerne und entwickeln individuelle Lösungen, die exakt auf die Prozesse eures Unternehmens zugeschnitten sind. Sprecht uns einfach an!