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Okt
17
2022

Mehr Aufwand bei der Mailarbeit - dank der neuen Outlook-Features!

Mehr Aufwand bei der Mailarbeit dank der neuen Outlook-Features!

Ein großer Nachteil an sozialen Netzen ist, dass sie die Aufmerksamkeit ihrer Nutzer maximal in Beschlag nehmen. Das zahlt sich für die Anbieter der sozialen Plattformen aus, nicht aber für die User.  Jedoch macht sich auch die althergebrachte E-Mail nicht beliebter. Sie gilt mittlerweile als Zeitschlucker. Da Outlook in den Alltag vieler Büroangestellter integriert ist, findet über diesen Weg die elektronische Kommunikation statt.

Was der Name Outlook verspricht, scheint er seit langem nicht mehr halten zu können – nämlich den Durchblick zu behalten, wenn es um Kommunikation, Terminplanung etc. geht. Wenn es so läuft, wie es effizient wäre, strukturieren die Anwender ihren Arbeitstag den priorisierten Aufgaben entsprechend und konzentrieren sich darauf.  

Für langfristige Projekte und Meetings von echter Bedeutung sind konkrete Zeiten im Kalender vorgesehen. Systeme fürs Zeitmanagement gibt es, seit es Arbeitsstätten gibt. Ansätze wie der von Eisenhower oder die POSEC-Methode sind eingängig.

E-Mails takten unseren Arbeitstag durch  

Ganz im Gegensatz dazu gestaltet sich das dynamisch entstandene E-Mail-Vorgehen: Eingegangene Nachrichten bestimmen, was Priorität hat, und keine ungelesenen Mails zu haben, wirkt fast wie ein Wunder. Diese unbeabsichtigt entstandene Methode hat nichts mit produktiver und effizienter Arbeit zu tun, durchgesetzt hat sie sich dennoch.

Selbstverständlich ließe sich das Bearbeiten von E-Mails problemlos in einen gut strukturierten Tag integrieren. Diese Aussage gilt jedoch nicht für Outlook, denn Outlook soll automatisiert und vor allem selbstständig aus den Nachrichten neue Termine erstellen und damit den Kalender erweitern.Ein einzelner Klick auf eine E-Mail sorgt für einen neuen Kalendereintrag. Der Überblick geht hierbei rapide verloren, wenn man überlegt wie viele E-Mails pro regulärem Arbeitstag bearbeitet werden.

Hat Marketing hier einen neuen Playground?

In Zukunft soll Outlook angeblich wichtige Nachrichten oben an den Posteingang anheften. Das geschieht automatisch, wenngleich noch nicht ersichtlich ist, wie das Programm die Relevanz für den Nutzer erkennt. Eventuell genügt es, ein einfaches „Dringend“ in die Betreffzeile zu schreiben – aber es wird auf alle Fälle ein interessantes SEO-Feld, wie das Marketing künftig um den ersten Platz buhlt.

Microsoft verkauft diese Features als Produktivitätsfunktionen. Stimmt in Ansätzen irgendwie, denn wer sich seinen Arbeitstag bereits jetzt durch Mails vorgeben lässt, kann das bald noch uneingeschränkter tun. Da liesße sich bald ein neuer Antwortrekord aufstellen, fegt man bald 80 statt bloß lächerliche 50 Tasks vom Tisch und hat auch im siebten Meeting noch etwas beigetragen.